7 tècniques per planificar el treball des de casa davant la crisi del Coronavirus

En Santi Rius de Creat360 indica que aquestes tècniques ens poden ajudar a planificar millor el treball a casa i afavorir que aquest treball sigui més organitzat i productiu.

1. Tècnica Pomodoro

Promoguda pel consultor italià Francesco Cirillo, a finals dels anys vuitanta. Ajuda a gestionar el temps alhora que ens permet augmentar la productivitat i l'eficàcia en el treball. Es basa a dividir la jornada de treball en intervals de 25 minuts - anomenats 'Pomodoros' – i separats per pauses de 5 minuts. És recomanable que cada interval de treball el dediquem a una tasca en concret i que cada 4 intervals es faci un descans més llarg d'uns 20 minuts.

Aquestes pauses i descans ajuden a millorar l'agilitat mental i la productivitat, ja que el cap està descansat abans d'emprendre una nova tasca.

2. Tècnica Iceberg

Promoguda per Ramit Sethi que va pensar que la mida real d'un iceberg s'amaga sota l'aigua. Es basa a emmagatzemar informació que podem utilitzar més endavant de manera que si trobem alguna cosa interessant, no pensem en si la podem utilitzar ara sinó que la guardem per si més endavant ens pot ser útil. Es tracta de categoritzar aquestes informacions amb etiquetes o carpetes (podem utilitzar l'aplicació Evernote) i cada 4 o 6 setmanes revisem aquestes informacions i comprovem si les podem aplicar en alguna tasca que estiguem fent en aquell moment. Amb aquest mètode es diu que si ho heu fet bé tindreu el 30% de la vostra tasca completada gràcies a la informació que hàgiu guardat i amb això podeu estalviar força temps.

3. Tècnica Kanban personal

El sistema data de la dècada de 1940 i d'un enginyer industrial de Toyota que es deia Taiichi Ohno. El mètode es va crear per agilitzar els processos i augmentar la productivitat. Es basa a trobar els colls d'ampolla que no ens permeten avançar. Per això, podem utilitzar un full de paper o pòstits i fer una taula amb 3 categories: pendents, en procés o finalitzades. Llavors cal ordenar cada tasca en les seves respectives categories i així com a mínim les tindrem ordenades.

4. Tècnica 'Menjar-se la granota'.

Inventada per Brian Tracy es va basar en la cita de l'escriptor Mark Twain: "Menja't una granota viva a primera hora del matí i res pitjor et passarà al llarg del dia". És una metodologia que ajuda a organitzar-nos el temps donant importància a les tasques.

La clau per millorar la nostra productivitat serà aprendre a prioritzar les tasques que hem de fer durant el dia. La gent tendeix a deixar pel dinal les tasques més complicades i a l'arribar amb menys energia al final del dia s'acaben deixant per l'endemà. En aquesta tècnica s'ha de començar fent la tasca més difícil o desagradable, per tal que la resta semblin més fàcils.

5. Tècnica dels dos minuts.

Va sorgir a partir del mètode Getting Things Done (GTD) desenvolupat per David Allen. Consisteix a establir en la nostra rutina de treball la norma de realitzar immediatament aquelles tasques que no es trigui més de dos minuts fer-les.

L'objectiu és deixar de pensar i apuntar el que hem de fer que no ens porti molt temps, i fer-ho ja. Moltes de les tasques que deixem per més endavant no són difícils de fer i a vegades precisament per considerar-les senzilles o ràpides de fer les posposem per més endavant i van quedant retardades.

6. Tècnica de no trenquis la cadena.

El còmic Brad Isaac va dir a Jerry Seinfeld "Si no trenques la cadena, començaràs a detectar oportunitats" en referència al fet que seguis escrivint cada dia sense deixar-ho. Aquesta tècnica es basa a fer servir un calendari de paret i un marcador vermell i posar una X vermella cada dia que treballis per tal d'aconseguir el teu objectiu. Cal que no quedi cap dia sense la X. Les persones que vulguin dominar una nova habilitat, formar un nou hàbit o complir un objectiu específic ho han de mantenir durant almenys vint-i-un dies seguits.

7. Tècnica de Ivy Lee.

Un professional de les Relacions Públiques que es deia Ivy Lee va crear aquest mètode a principis del segle XX per millorar el rendiment dels seus clients. Aquest sistema ens ajuda a organitzar la jornada mitjançant una llista de tasques i cada dia haurem d'apuntar les 6 coses més importants que haurem de fer l'endemà i posant la més urgent al davant de totes.

D'aquesta manera cada dia ja tindrem organitzada la jornada i ens centrarem sempre en les més importants. És important en aquest mètode enforcar-se a una tasca i no passar a la següent fins que la puguem eliminar de la llista. Les tasques que no hàgim acabat s'han de passar a la llista de l'endemà en l'ordre que considerem.

Segons en Santi Rius, assessor de màrqueting digital de la Cecot, "teletreballar a casa no és fàcil, ja que hi ha moltes coses que ens poden distreure i mantenir un ritme de treball adequat ens pot permetre ser més productius i eficaços. Saber quines tècniques ens poden ajudar a planificar millor el nostre treball i els períodes de descans ajuda a crear hàbits saludables i fa que ens sentim més bé a l'hora de planificar les nostres tasques".

Segueix l'última hora sobre el coronavirus a Rubí a través de les nostres xarxes socials Twitter, Facebook, WhatsApp i Instagram, o a través del nostre butlletí diari.